Precio fijo o por hora (tiempo y materiales): guía para quien contrata software
Dos formas de pagar un software a medida, y las protecciones que pesan más que el modelo: alcance por escrito, pago por hitos, propiedad y un plan para después de la entrega.
Precio fijo o por hora, también llamado tiempo y materiales, es la elección entre pagar un total acordado por un resultado acordado o pagar las horas que trabaja un equipo. Casi todo lo que se escribe sobre el tema viene de quien manda la factura. Este artículo está escrito para quien la paga: de qué te protege cada modelo, en qué te deja expuesto y qué revisar en una propuesta antes de firmar.
Los dos miedos detrás de la pregunta
Quien pregunta por modelos de precio casi nunca pregunta por contabilidad. Pregunta por dos cosas que ya salieron mal antes, a él o a alguien que conoce.
El primero es el precio que se mueve. La propuesta decía un número, el proyecto va por la mitad y el nuevo presupuesto es el doble. No puedes parar, porque medio sistema no sirve para nada, y tampoco es fácil seguir, porque nadie sabe dónde termina la cuenta.
El segundo es el equipo que desaparece. El desarrollador deja de contestar, o la agencia mueve a su gente a un cliente más grande, y descubres que el código, el hosting y los accesos están a nombre de ellos. Pagaste por un software que no puedes tocar.
El modelo de precio ayuda con el primer miedo. Con el segundo solo ayudan el contrato y la forma en que se organiza el trabajo. Ten los dos en mente al leer lo que sigue.
Precio fijo o tiempo y materiales, lado a lado
Un precio fijo es un total por un alcance escrito y un plazo, acordado antes de empezar. Tiempo y materiales significa que pagas las horas trabajadas, a una tarifa por hora acordada, más los costos, durante todo lo que dure el trabajo. Ningún modelo es honesto o deshonesto por sí solo. Cada uno pone el riesgo de una estimación equivocada de un lado distinto de la mesa.
| Pregunta | Precio fijo | Tiempo y materiales |
|---|---|---|
| Quién asume el riesgo de una estimación equivocada | El proveedor | Tú |
| Qué sabes antes de empezar | El total y el plazo | La tarifa por hora y una estimación que puede cambiar |
| Qué necesita para funcionar | Un alcance escrito con criterios de aceptación | Tu tiempo para dirigir y aprobar el trabajo cada semana |
| Cómo se manejan los cambios | Se cotizan aparte, con precio y plazo propios | Se suman a las horas a medida que ocurren |
| Cómo pagas | Por hitos, atados al trabajo entregado | En general cada mes o cada dos semanas, por horas trabajadas |
| Dónde falla | Un alcance vago, que termina en discusiones sobre qué estaba incluido | Un proyecto sin fecha de fin, donde el presupuesto se acaba antes que el resultado |
| Para qué sirve mejor | Un resultado que puedes describir: un portal, una integración, una herramienta interna, una primera versión | Investigación abierta, o un equipo que trabaja contigo cada mes sin una meta cerrada |
La lectura honesta: tiempo y materiales sirve para el trabajo que todavía no puedes describir. Si nadie sabe cómo se ve "terminado", un precio fijo es una apuesta con un contrato alrededor. Pero la mayor parte del software de un negocio se puede describir. Sabes qué formularios, qué reportes y qué sistemas tienen que hablar entre sí. Para ese tipo de trabajo, el precio fijo pasa el riesgo al lado que sabe cuánto tarda en construirse un software.
Qué hace real un precio fijo
Un precio fijo es tan firme como el alcance que lo respalda. Una propuesta de una línea con un total al final no es un precio fijo. Es una oferta inicial. Cuatro cosas la convierten en un compromiso.
- Un alcance escrito con criterios de aceptación. Cada parte del trabajo dice qué hace y cómo vas a comprobarlo. "Un portal para clientes" es un deseo. "El cliente entra, ve sus facturas abiertas y descarga el PDF de cada una" es algo que puedes aceptar o rechazar.
- Cambios con precio propio. Vas a cambiar de idea sobre algo, y es normal. Un precio fijo real lo resuelve con una cotización aparte para el cambio, con su propio precio y plazo, que apruebas antes de que alguien trabaje en él. El precio original no se mueve.
- Pago por hitos. Pagas en etapas que siguen al trabajo entregado, nunca muy por delante de lo que recibiste. Los proyectos más pequeños suelen ser mitad al empezar y mitad en la entrega. Los más grandes se dividen en tres o cuatro hitos.
- Un plazo en la propuesta. La fecha es parte del acuerdo, no una esperanza en un correo.
Así trabajamos en software a medida, a precio fijo. Nos cuentas qué necesitas, te respondemos en 24 horas con preguntas o con el alcance confirmado, y recibes una propuesta con precio fijo y plazo en 2 días hábiles. La apruebas, pagas el primer hito y lo construimos, con un informe escrito cada día hábil y sin reuniones de seguimiento. El informe diario importa tanto como el precio. Ves el avance contra el alcance todos los días, en lugar de descubrir un problema al final.
Un precio fijo tampoco tiene que ser lento. En la integración de Reevia con HubSpot se reunieron más de 2 millones de registros, y la integración funcionaba en 4 semanas. Es el resultado de un proyecto, no una promesa para el tuyo. Tu plazo llega en tu propuesta.
De quién es el código
El código, los datos y todas las cuentas deberían ser tuyos en cuanto los pagas, sin nada a nombre del proveedor. La propiedad es la protección contra el segundo miedo, y el modelo de precio no la decide. Un proyecto a precio fijo puede dejarte sin nada si el contrato no dice nada, y uno por hora puede dejarte con el control total si el contrato es claro.
Dos cosas lo deciden:
- Lo que dice el contrato. Busca una cláusula que transfiera los derechos sobre el código y el trabajo a tu empresa una vez pagado. Sin ella, las reglas por defecto dependen del país, y no siempre favorecen a quien compra.
- A nombre de quién está todo. El código, el hosting, el dominio y los accesos deberían estar a nombre de tu empresa desde el primer día, no pasarse al final. Una transferencia al final depende de la buena voluntad justo cuando la relación está más débil.
Con nosotros, todo lo que creamos queda a nombre de tu empresa desde el primer día, y una vez pagado, el 100% es tuyo. Cada rol de un proyecto tiene además un reemplazo con nombre y contrato, escrito en el acuerdo, para que ningún proyecto dependa de una sola persona.
Esta sección no es asesoría legal. Pide a un abogado de tu país que lea la cláusula de propiedad antes de firmar.
Qué pasa después de la entrega
El software también necesita trabajo después de entregado, y la propuesta debería decir qué pasa entonces. Quien compara solo el precio de construcción compara la mitad del costo y nada del riesgo.
Busca tres cosas:
- Una guía de entrega. Un documento escrito que explica cómo funciona el sistema, cómo actualizarlo y dónde está cada cosa, para que cualquier equipo pueda tomarlo. Si el proveedor desaparece, esto es lo que te permite seguir.
- Un período de correcciones. Corregimos cualquier falla que aparezca durante 30 días después de la entrega, sin costo.
- Una opción clara de mantenimiento. No una promesa vaga de soporte, sino un plan con un nivel con nombre y un tiempo de respuesta.
Nuestros planes de mantenimiento tienen tres niveles, cada uno con precio por sistema en la propuesta, y puedes cancelar cualquier mes:
- Essential: hosting y copias de seguridad, monitoreo y alertas, actualizaciones de seguridad cada mes y corrección de fallas. Respuesta en hasta 2 días hábiles.
- Growth: todo lo de Essential, más un bloque mensual de horas para mejoras (las horas no usadas se acumulan mientras el plan está activo) y un informe mensual de lo que cambió. Respuesta en hasta 1 día hábil.
- Partner: todo lo de Growth, un bloque de horas más grande, una revisión mensual del plan de trabajo y varios sistemas en un solo plan. Respuesta el mismo día hábil.
Si otra empresa construyó tu sistema, el mantenimiento empieza con un diagnóstico de sistema: un informe escrito en lenguaje de negocio sobre qué está en riesgo, qué es urgente y qué puede esperar, con las opciones de mantener, corregir o reconstruir. El informe es tuyo, aunque nunca contrates un plan.
Cómo se arma el precio de un software
Un precio fijo sale del alcance y del plazo. El alcance es lo que el software debe hacer, con qué sistemas se conecta y cómo lo vas a aceptar. El plazo es cuándo lo necesitas, y decide cuánto del trabajo tiene que avanzar al mismo tiempo. El mantenimiento tiene precio por sistema, según el nivel.
Por eso ningún proveedor honesto puede cotizar un proyecto serio a partir de un correo de dos líneas. Si recibes un total antes de que alguien pregunte por tus sistemas, tus usuarios y tu plazo, el número salió de una plantilla, y los huecos de la plantilla vuelven después como pedidos de cambio.
Para tener precios que puedas comparar, manda el mismo resumen corto a todos los proveedores: qué debe hacer el software, quién lo usa, con qué herramientas se conecta y cuándo lo necesitas. Después compara las propuestas por alcance, hitos y propiedad, no solo por el total. Si quieres la nuestra, cuéntanos qué necesitas. Tienes una respuesta en 24 horas y una propuesta en 2 días hábiles después de tener el alcance.
Señales de alerta en una propuesta de software
Cualquiera de estas es motivo para hacer preguntas antes de firmar. Dos o más son motivo para seguir buscando.
- Sin criterios de aceptación. El alcance enumera funciones, pero nunca dice cómo vas a comprobar cada una.
- Cuentas a nombre del proveedor. El hosting, el código o los accesos quedan en la cuenta del proveedor, "para que sea más fácil".
- Pago muy adelantado. Una parte grande vence antes de que hayas visto un software funcionando.
- Sin reemplazo. Una sola persona tiene todo el conocimiento, y la propuesta no dice quién la cubre.
- Sin proceso para cambios. Nada dice cómo se cotiza, aprueba y programa un cambio.
- Nada sobre la propiedad. El contrato no dice de quién es el código una vez pagado.
- Nada después de la entrega. Sin guía de entrega, sin período de correcciones, sin opción de mantenimiento.
- Horas sin límite. Tiempo y materiales sin tope de presupuesto y sin una revisión regular de lo que compraron las horas.
Preguntas frecuentes
¿Un precio fijo sale más caro que tiempo y materiales?
El total cotizado puede ser más alto, porque el proveedor asume el riesgo de una estimación equivocada y lo incluye en el precio. Con tiempo y materiales el riesgo es tuyo, así que el primer número parece más bajo y el número final no se conoce. Compara el total fijo con una estimación realista de las horas, incluidas las semanas que las estimaciones suelen dejar afuera.
¿Qué pasa si cambio de idea a mitad del proyecto?
Puedes hacerlo. El cambio recibe su propia cotización, con su propio precio y plazo, y lo apruebas antes de que empiece el trabajo en él. El precio del alcance original no cambia. Si decides que el cambio no vale la pena, el proyecto sigue como se acordó.
¿Quién se queda con el código si cambio de proveedor?
Tú, si todo estuvo a nombre de tu empresa desde el primer día y el contrato transfiere los derechos una vez que pagas. Una guía de entrega permite que el nuevo equipo empiece sin adivinar. Revisa las dos cosas en la propuesta, no al final del proyecto.
¿Hay alguna garantía?
Las garantías que vale la pena pedir son las que están por escrito. Las nuestras: el precio no se mueve salvo que apruebes un alcance nuevo, todo es tuyo una vez pagado, cada rol tiene un reemplazo con nombre, recibes un informe escrito cada día hábil mientras construimos y corregimos cualquier falla durante 30 días después de la entrega, sin costo.
¿Cuándo conviene más tiempo y materiales?
Cuando la meta todavía está abierta: investigación, un experimento cuyo resultado decide el siguiente paso, o un equipo que trabaja contigo cada mes en lo que más importe en ese momento. En ese caso, pon un tope mensual de presupuesto y revisa cada semana qué entregaron las horas.