Preço fechado ou por hora (time and materials): guia de quem contrata software

Preço fechado ou por hora, o modelo que o mercado chama de time and materials, é a escolha entre pagar um valor combinado por um resultado combinado ou pagar pelas horas que uma equipe trabalha. Quase tudo o que se escreve sobre o tema vem de quem emite a nota. Este artigo é para quem paga: do que cada modelo protege você, onde ele deixa você exposto e o que conferir numa proposta antes de assinar.

Os dois medos por trás da pergunta

Quem pergunta sobre modelo de preço quase nunca está perguntando sobre contabilidade. Está perguntando sobre duas coisas que já deram errado antes, com ele ou com alguém que ele conhece.

O primeiro é o preço que muda. A proposta dizia um valor, o projeto está na metade e o novo orçamento é o dobro. Você não pode parar, porque meio sistema não serve para nada, e também não é fácil continuar, porque ninguém sabe onde a conta termina.

O segundo é a equipe que some. O desenvolvedor para de responder, ou a agência leva o pessoal para um cliente maior, e você descobre que o código, a hospedagem e os acessos estão no nome deles. Você pagou por um software em que não pode mexer.

O modelo de preço ajuda com o primeiro medo. Com o segundo, só o contrato e a forma como o trabalho é organizado ajudam. Guarde os dois em mente no resto do texto.

Preço fechado ou por hora, lado a lado

Preço fechado é um valor total para um escopo escrito e um prazo, combinado antes de começar. Por hora (time and materials) quer dizer que você paga as horas trabalhadas, a um valor por hora combinado, mais os custos, pelo tempo que o trabalho levar. Nenhum dos dois modelos é honesto ou desonesto por si só. Cada um coloca o risco de uma estimativa errada de um lado diferente da mesa.

A leitura honesta: o modelo por hora serve para o trabalho que você ainda não consegue descrever. Se ninguém sabe dizer como é o "pronto", um preço fechado é um palpite com um contrato em volta. Mas a maior parte do software de um negócio pode ser descrita. Você sabe quais formulários, quais relatórios e quais sistemas precisam conversar entre si. Para esse tipo de trabalho, o preço fechado passa o risco para o lado que sabe quanto tempo um software leva para ficar pronto.

O que torna um preço fechado real

Um preço fechado é tão firme quanto o escopo por trás dele. Uma proposta de uma linha com um total no fim não é preço fechado. É uma oferta inicial. Quatro coisas transformam essa oferta em compromisso.

• Um escopo escrito com critérios de aceite. Cada parte do trabalho diz o que faz e como você vai conferir. "Um portal para clientes" é um desejo. "O cliente entra, vê as faturas em aberto e baixa o PDF de cada uma" é algo que você pode aceitar ou recusar.
• Mudança com preço próprio. Você vai mudar de ideia sobre alguma coisa, e isso é normal. Um preço fechado de verdade resolve isso com um orçamento à parte para a mudança, com preço e prazo próprios, que você aprova antes de alguém trabalhar nela. O preço original não muda.
• Pagamento por etapa. Você paga em etapas que acompanham o trabalho entregue, nunca muito à frente do que recebeu. Projetos menores costumam ser metade no início e metade na entrega. Os maiores se dividem em três ou quatro etapas.
• Um prazo na proposta. A data faz parte do acordo, não é uma esperança num e-mail.

É assim que trabalhamos em software sob medida, a preço fechado. Você conta o que precisa, respondemos em até 24 horas com perguntas ou com o escopo confirmado, e você recebe uma proposta com preço fechado e prazo em até 2 dias úteis. Você aprova, paga a primeira etapa e nós construímos, com um relatório escrito todo dia útil e sem reuniões de acompanhamento. O relatório diário importa tanto quanto o preço. Você vê o avanço contra o escopo todos os dias, em vez de descobrir um problema no fim.

Preço fechado também não precisa ser lento. Na integração da Reevia com o HubSpot, mais de 2 milhões de registros foram reunidos, e a integração entrou no ar em 4 semanas. É o resultado de um projeto, não uma promessa para o seu. O seu prazo vem na sua proposta.

De quem é o código

O código, os dados e todas as contas deveriam ser seus assim que você paga por eles, sem nada no nome do fornecedor. A propriedade é a proteção contra o segundo medo, e o modelo de preço não decide isso. Um projeto a preço fechado pode deixar você sem nada se o contrato for omisso, e um projeto por hora pode deixar você com o controle total se o contrato for claro.

Duas coisas decidem:

• O que o contrato diz. Procure uma cláusula de cessão que transfira os direitos sobre o código e o trabalho para a sua empresa depois do pagamento. Sem ela, as regras padrão dependem do país, e nem sempre favorecem quem compra.
• Em nome de quem está tudo. O código, a hospedagem, o domínio e os acessos deveriam estar no nome da sua empresa desde o primeiro dia, e não ser transferidos no fim. Uma transferência no fim depende de boa vontade justo quando a relação está mais fraca.

Com a gente, tudo o que criamos fica no nome da sua empresa desde o primeiro dia, e depois de pago, 100% é seu. Cada função num projeto também tem um substituto nomeado e sob contrato, escrito no acordo, para que nenhum projeto dependa de uma pessoa só.

Esta seção não é orientação jurídica. Peça a um advogado do seu país que leia a cláusula de propriedade antes de assinar.

O que acontece depois da entrega

O software continua precisando de trabalho depois da entrega, e a proposta deveria dizer o que acontece então. Quem compara só o preço de construção compara metade do custo e nada do risco.

Procure três coisas:

• Um guia de entrega. Um documento escrito que explica como o sistema funciona, como atualizar e onde está cada coisa, para que qualquer equipe possa assumir. Se o fornecedor sumir, é isso que permite você seguir em frente.
• Um período de correções. Corrigimos qualquer problema que apareça nos 30 dias depois da entrega, sem custo.
• Uma opção clara de manutenção. Não uma promessa vaga de suporte, e sim um plano com um nível nomeado e um tempo de resposta.

Os nossos planos de manutenção têm três níveis, cada um com preço por sistema na proposta, e você pode cancelar em qualquer mês:

• Essential: hospedagem e backups, monitoramento e alertas, atualizações de segurança todo mês e correção de bugs. Resposta em até 2 dias úteis.
• Growth: tudo do Essential, mais um pacote mensal de horas para melhorias (as horas não usadas acumulam enquanto o plano estiver ativo) e um relatório mensal do que mudou. Resposta em até 1 dia útil.
• Partner: tudo do Growth, um pacote maior de horas, uma revisão mensal do plano de trabalho e vários sistemas num plano só. Resposta no mesmo dia útil.

Se outra empresa construiu o seu sistema, a manutenção começa com um diagnóstico de sistema: um relatório escrito em linguagem de negócio sobre o que está em risco, o que é urgente e o que pode esperar, com as opções de manter, corrigir ou reconstruir. O relatório é seu, mesmo que você nunca contrate um plano.

Como o preço de um software é montado

Um preço fechado sai do escopo e do prazo. O escopo é o que o software precisa fazer, com quais sistemas ele se conecta e como você vai aceitá-lo. O prazo é quando você precisa dele, e decide quanto do trabalho tem que andar ao mesmo tempo. A manutenção tem preço por sistema, conforme o nível.

Por isso nenhum fornecedor honesto consegue orçar um projeto sério a partir de um e-mail de duas linhas. Se você recebe um total antes de alguém perguntar sobre os seus sistemas, os seus usuários e o seu prazo, o número saiu de um modelo pronto, e as lacunas desse modelo voltam depois como pedidos de mudança.

Para ter preços que dá para comparar, mande o mesmo resumo curto para todos os fornecedores: o que o software precisa fazer, quem usa, com quais ferramentas se conecta e quando você precisa dele. Depois compare as propostas por escopo, etapas e propriedade, e não só pelo total. Se quiser a nossa, conte o que você precisa. Você recebe uma resposta em até 24 horas e uma proposta em até 2 dias úteis depois de termos o escopo.

Sinais de alerta numa proposta de software

Qualquer um destes é motivo para fazer perguntas antes de assinar. Dois ou mais são motivo para continuar procurando.

• Sem critério de aceite. O escopo lista funções, mas nunca diz como você vai conferir cada uma.
• Contas no nome do fornecedor. A hospedagem, o código ou os acessos ficam na conta do fornecedor, "para facilitar".
• Pagamento muito adiantado. Uma parte grande vence antes de você ver qualquer software funcionando.
• Ninguém de backup. Uma pessoa só detém todo o conhecimento, e a proposta não diz quem assume no lugar dela.
• Sem processo para mudanças. Nada diz como uma mudança é orçada, aprovada e encaixada no cronograma.
• Nada sobre propriedade. O contrato não diz de quem é o código depois do pagamento.
• Nada depois da entrega. Sem guia de entrega, sem período de correções, sem opção de manutenção.
• Horas sem limite. Contrato por hora sem teto de orçamento e sem revisão regular do que as horas entregaram.

Perguntas frequentes

Preço fechado sai mais caro do que por hora?

O total orçado pode ser maior, porque o fornecedor corre o risco de uma estimativa errada e coloca esse risco no preço. No modelo por hora o risco é seu, então o primeiro número parece menor e o número final é desconhecido. Compare o total fechado com uma estimativa realista das horas, incluindo as semanas que as estimativas costumam deixar de fora.

E se eu mudar de ideia no meio do projeto?

Pode mudar. A mudança ganha um orçamento próprio, com preço e prazo próprios, e você aprova antes de o trabalho nela começar. O preço do escopo original continua o mesmo. Se você decidir que a mudança não vale a pena, o projeto segue como combinado.

Quem fica com o código se eu trocar de fornecedor?

Você, se tudo esteve no nome da sua empresa desde o primeiro dia e o contrato transfere os direitos depois do pagamento. Um guia de entrega permite que a nova equipe comece sem adivinhar. Confira as duas coisas na proposta, e não no fim do projeto.

Existe alguma garantia?

As garantias que valem a pena pedir são as que estão por escrito. As nossas: o preço não muda a não ser que você aprove um escopo novo, tudo é seu depois de pago, cada função tem um substituto nomeado, você recebe um relatório escrito todo dia útil enquanto construímos e corrigimos qualquer problema nos 30 dias depois da entrega, sem custo.

Quando o modelo por hora é a melhor escolha?

Quando a meta ainda está em aberto: pesquisa, um experimento cujo resultado decide o próximo passo, ou uma equipe que trabalha com você todo mês no que for mais importante naquele momento. Nesse caso, defina um teto mensal de orçamento e revise toda semana o que as horas entregaram.